Deuxième épisode de la série consacrée à mon accompagnement au sein d’une pizzeria. Après le pointage mensuel des factures manquantes, voici comment j’ai transformé une tâche répétitive et chronophage en un processus quasi automatique.
Dans le cadre de cette mission, il y a une tâche très importante qui revient chaque mois : demander, le 2 du mois, la cartesset fournisseur du mois précédent à tous les fournisseurs, afin de la transmettre ensuite au cabinet comptable. Ce suivi mensuel de la cartesseet fournisseur est essentiel pour fiabiliser la déclaration de TVA d’un restaurant.
Qu’est-ce que la cartesset fournisseur, et à quoi sert-elle
La cartesset fournisseur est un document comptable que le fournisseur envoie à son client, avec le détail des factures émises ainsi que des paiements effectués par la pizzeria.
Son utilité est double :
- Vérifier qu’il n’y a pas de factures manquantes pour le calcul de la TVA
- Contrôler qu’aucune facture ne manque non plus dans le programme utilisé pour calculer le food cost, un contrôle qui rejoint directement la méthode expliquée dans mon premier article sur le pointage mensuel des factures manquantes, à lire si vous voulez comprendre l’ensemble du processus
Une tâche rébarbative, mais incontournable et c’est justement cette répétition mensuelle qui en fait une charge mentale, si elle n’est pas structurée.
Comment j’ai simplifié cette tâche au maximum
Plutôt que de relancer manuellement chaque fournisseur chaque mois, j’ai mis en place une automatisation complète qui allège considérablement cette charge mensuelle :
Un email automatique envoyé à tous les fournisseurs le 2 de chaque mois, demandant leur cartesset. La période demandée s’ajuste automatiquement d’un mois sur l’autre, sans aucune intervention de ma part.
Un suivi simplifié à mon niveau : je surveille les réponses, je coche les cartesset reçues, je contrôle les données — et c’est terminé.
Une relance automatique pour les fournisseurs récalcitrants : une deuxième automatisation se déclenche deux jours plus tard, puis les emails repartent chaque jour à une heure précise jusqu’à réception du document.
Le résultat
Mon travail se résume désormais à cocher les cartessot fournisseurs reçues, vérifier qu’aucune facture ne manque dans le programme, puis transmettre le dossier complet au comptable pour la déclaration de TVA.
Ce n’est qu’un petit rouage dans la gestion administrative globale d’un restaurant, mais c’est exactement ce type de détail qui, une fois automatisé, libère du temps réel : le mien, pour me concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et celui du client, qui n’a plus jamais à se soucier des factures manquantes.
Prochain épisode : je vous partagerai un autre aspect de la gestion administrative de cette pizzeria.
Vous gérez une pizzeria ou un restaurant et certaines tâches administratives vous prennent encore trop de temps ? Il y a peut-être des solutions simples à mettre en place.